E-Mails schreiben

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    • E-Mails schreiben

      Hallo.

      Habt ihr auch (einigermaßen) große Probleme wenn es darum geht, E-Mails zu schreiben?
      Ich habe da ein paar Schwierigkeiten (gerade bei formalen Mails):

      1.) Anrede und Grußformel - ich weiß da nie, was "zu formal" ist, und was angemessen ist. "Sehr geehrter Herr Prof. XYZ // Mit freundlichen Grüßen" und dann kommt als Antwort ein "Hallo // Viele Grüße" - da weiß ich dann nie, ob ich einfach weiter so förmlich bleibe oder ob es ok ist, wenn ich dann auch so lockerer antworte. Ich entscheide mich zu 95% für formal - die restlichen 5% sind dann eine Mischform, meistens mit "Sehr geehrter...// Viele Grüße".

      2.) Inhalt (und Länge) - klar, ich weiß genau, was ich mit der Mail erreichen will. Aber: Wie kann ich das so formulieren, dass es nicht zu direkt (=unhöflich) und trotzdem verständlich und klar rüber kommt? Ich brauche da immer echt lange, bis ich meine, so muss es jetzt passen. Meistens lese ich die Mail noch mal jemandem vor (auch um evtl. selbst zu merken, was noch komisch klingt).

      Wie geht ihr damit um, braucht ihr auch einen "Helfer" für Mails, oder seid ihr vielleicht sogar sehr geübt darin und könnt ein paar Tipps hier teilen? :)
    • Ist es unhöflich, wenn man nur einen Satz schreibt? Kann es einem egal sein, ob man unhöflich ist, wenn man vermutlich nicht noch mal mit dem Menschen zu tun haben wird?
      Wie lang sollten Mails allgemein sein, wenn es um wichtige Dinge geht? Ich glaube ich habe hier schon mal irgendwo gelesen, dass zu viele Fragen in einer Mail zB meistens eh nicht beantwortet werden oder man dann gar keine Antwort auf die Mail bekommt.

      Und zB. zu dem Anrede "Problem" - das erinnert mich immer an das Siezen/Duzen Ding, ist ja so eine Respekt-/Hierarchie-Sache. Muss/sollte man sich da anpassen (also wenn der andere lockerer antwortet, selbst lockerer zurückschreiben?) - oder gibt es da irgendeine Möglichkeit herauszufinden, was angemessen ist?
    • Ich find dieses "Sehr geehrter Herr XY!" total veraltet und verwende das gar nicht mehr. Ich schreib meistens "Hallo Herr XY!" oder "Guten Tag Herr XY!". Als Schluss nehm ich meistens "Gruss" oder "Mit freundlichem Gruss". Die meisten E-Mails, die ich bekomm, haben auch so 'ne Grussformel.

      Ich gehör auch nicht zu denen, die ellenlange Texte schreiben. Im Gegenteil, meine E-Mails sind immer kurz gehalten und bringen es ohne grosse Umschweife auf den Punkt. Dabei bleib ich immer höflich, aber bestimmt. Wie genau ich das formulier, hängt aber auch immer davon ab, wozu die E-Mail dient ('ne Anfrage formulier ich z. B. freundlicher als 'ne Forderung).
    • Morrow wrote:

      Ist es unhöflich, wenn man nur einen Satz schreibt? Kann es einem egal sein, ob man unhöflich ist, wenn man vermutlich nicht noch mal mit dem Menschen zu tun haben wird?
      Wie lang sollten Mails allgemein sein, wenn es um wichtige Dinge geht? Ich glaube ich habe hier schon mal irgendwo gelesen, dass zu viele Fragen in einer Mail zB meistens eh nicht beantwortet werden oder man dann gar keine Antwort auf die Mail bekommt.

      Und zB. zu dem Anrede "Problem" - das erinnert mich immer an das Siezen/Duzen Ding, ist ja so eine Respekt-/Hierarchie-Sache. Muss/sollte man sich da anpassen (also wenn der andere lockerer antwortet, selbst lockerer zurückschreiben?) - oder gibt es da irgendeine Möglichkeit herauszufinden, was angemessen ist?
      Es kommt darauf an, ob Du etwas möchtest, und wie schwierig es sein könnte, es zu bekommen.
      Musst Du nur etwas beantworten (Anfrage des Finanzamtes z.B.), dann genügt ein schlichter Satz.
      Generell passt man sich der Sprache des anderen an, wenn er in der Hierarchie höher ist oder man was möchte. Also ja, locker geschrieben = locker antworten.
      Sehr individuell, kannst mir ggf eine PN mit näheren Infos schicken.
      Ich bin ne Ulknudel... aber ich kann auch ernst ^^
    • Chch wrote:

      Generell passt man sich der Sprache des anderen an, wenn er in der Hierarchie höher ist oder man was möchte. Also ja, locker geschrieben = locker antworten.
      Ach, Mist. Ich war mir nicht sicher und hab dann sicherheitshalber so weitergemacht wie ich angefangen hatte. Aber da ich mit dem Prof sicher noch öfter schreiben werde, kann ich das ja noch nachholen :idea:

      Die Grußformeln sind am schlimmsten finde ich bei Leuten die ich gern mag, mir erscheint da "Liebe Grüße" irgendwo zwischen zu aufdringlich und doch-genau-richtig, und "Viele Grüße" zu distanziert oder eben schön neutral.
      Ein bisschen wie in echt: Muss man jemanden umarmen, weil der das vielleicht erwartet und man damit ausdrücken würde "ich mag dich", oder doch lieber nicht, weil er es vielleicht nicht mag und man selbst auch nicht zu "kontaktfreudig" ist...
      Mit dem großen Vorteil von Mails, dass man da immerhin beliebig lange drüber nachdenken kann bevor man sich entscheidet :d

      Chch wrote:

      Sehr individuell, kannst mir ggf eine PN mit näheren Infos schicken.
      Der konkrete Fall, der zur Eröffnung vom Thread geführt hat, hat sich schon erledigt, aber danke für das Angebot :)
      In dem Fall musste/wollte ich nur eine Info verschicken, und mir ist partout kein zweiter netter Satz eingefallen um die Mail auszuschmücken/ damit es höflicher ist. Nach langem Überlegen habe ich den dann weggelassen und es so abgeschickt. Scheint egal gewesen zu sein.

      Rusty Mike wrote:

      Ich find dieses "Sehr geehrter Herr XY!" total veraltet und verwende das gar nicht mehr. Ich schreib meistens "Hallo Herr XY!" oder "Guten Tag Herr XY!". Als Schluss nehm ich meistens "Gruss" oder "Mit freundlichem Gruss". Die meisten E-Mails, die ich bekomm, haben auch so 'ne Grussformel.
      Interessant. Ja, das wirkt finde ich auch sehr formal immer, aber damit geht man auch auf Nummer sicher und ist zumindest definitiv nicht unhöflich. Aber stimmt, "Guten Tag" ist eine Variante die ich gut mal wieder benutzen kann! Danke!
      Gruß/mit freundlichem Gruß kenne ich auch, aber habe ich glaube ich länger nicht gelesen. Habe gerade auch mal einige Mails durchgesehen, da ist "Viele Grüße" am häufigsten vertreten. Vielleicht ist das ja auch regional etwas verschieden?
    • Duzt mich jemand in einer Mail, wird zurückgeduzt, dass sich die Balken biegen.

      Im Allgemeinen geht das Du von der älteren Person in der Konversation aus. Entweder als Frage, oder als stillschweigende Übereinkunft.

      Ich versuchs einfach mal mit ein paar Beispielen:
      Recruiter kontakten mich mit beiden Formen, ich antworte in der gleichen Form.
      Bei Telefonaten mit Recruitern wurde ich immer gefragt, ob es mir was ausmacht, geduzt zu werden. "Ich bin noch nicht alt genug, um bei Sie zu bleiben zu müssen" half immer.
      Mein Anwalt verwendet immer "Sehr geehrter Herr Sowieso" - gleiche Form. Auch wenn Telefonate viel lockerer ablaufen. Vermutlich gehen Anwälte immer davon aus, dass jedes geschriebene Wort irgendwann in nem Prozess verwendet wird.
      Schreibe ich eine Mail, nutze ich gerne "Guten Morgen Herr/Frau Sowieso" und "Freundliche Grüße" - wenn ich keine Ahnung habe.
      Stand ich mit der Person schon mal in Kontakt, bleibe ich einfach bei der Form, die beim letzten mal verwendet wurde.
      Bei Ärzten und Professoren siezen, außer das Du wurde angeboten. "Guten Morgen Herr Doktor Lassmichhierraus". Die haben hart für ihre Titel gearbeitet, das verdient Anerkennung.
      Im Zweifel: Siezen. Auch ein Weg um dem Gegenüber zu signalisieren, dass man nicht geduzt werden möchte.
      Als Schlussformel gibt es alles zwischen "Mit freundlichen Grüßen" über "Freundliche Grüße aus München" (auch ohne Ort), "viele Grüße" bis zu "Liebe Grüße". Das zweite hat sich bisher gut angefühlt. Im Zweifel einfach an der letzten Mail des Gegenübers orientieren.
      AS, diagnostiziert am 14.06.2017
    • Morrow wrote:

      Die Grußformeln sind am schlimmsten finde ich bei Leuten die ich gern mag, mir erscheint da "Liebe Grüße" irgendwo zwischen zu aufdringlich und doch-genau-richtig, und "Viele Grüße" zu distanziert oder eben schön neutral.
      Ich schreibe geschäftlich fast immer "Viele Grüße", auch bei Leuten, mit denen ich schon seit 10 Jahren fast täglich zu tun habe. Das finde ich weder zu formal noch zu aufdringlich. Wenn ich mich noch für etwas bedanken möchte schreibe ich "Vielen Dank und liebe Grüße", damit sich das "viele" nicht doppelt.

      Als Anrede benutze ich eigentlich immer "Hallo XY" bzw. "Hallo Herr/Frau XY". Bei sehr guten geschäftlichen Kontakten schreibe ich auch manchmal "Hallo liebe/r XY". Bei privaten Kontakten oder meinen Arbeitskollegen benutze ich meistens vertraute Anreden oder Blödeleien, das hat sich bei uns im Büro so eingebürgert.

      Wenn ich etwas konkretes möchte schreibe ich meistens nur einen Satz.
      "Hallo XY,

      ...Anliegen...

      Viele Grüße
      YZ"

      Wenn ich mit jemandem unregelmäßigen Kontakt habe, baue ich Höflichkeitsfloskeln ein:

      "Hallo XY,

      ich hoffe, bei dir ist alles gut. /ist alles gut bei dir? / wie siehts aus bei dir?
      ...Anliegen...

      Viele Grüße
      YZ"

      Ich muss dazu sagen, dass es in meiner Branche so üblich ist sich zu duzen, auch wenn man sich nicht kennt. Außerhalb meiner Branche nutze ich meistens die "Sie"-Form, wobei ich das "Sie" überhaupt nicht mag und gerne vermeide, wenn ich den Eindruck habe, dass es ok ist.
    • Morrow wrote:

      Ach, Mist. Ich war mir nicht sicher und hab dann sicherheitshalber so weitergemacht wie ich angefangen hatte. Aber da ich mit dem Prof sicher noch öfter schreiben werde, kann ich das ja noch nachholen
      Das ist kein Problem! Bei dieser Regel geht es hauptsächlich darum, dass Du den Level an Formalität des "Vorgesetzten" nicht unterschreiten darfst. Gerade in diesem Fall, bei dem neben dem großen hierarchischem Gefälle ja auch ein entsprechendes Altersgefälle hinzukommt, liegt man im Zweifel mit etwas mehr formalem Abstand richtig. So, wie einen deutlich ältere Menschen auch manchmal Duzen, man aber selbst das "Sie" beibehält.

      Morrow wrote:

      Die Grußformeln sind am schlimmsten finde ich bei Leuten die ich gern mag, mir erscheint da "Liebe Grüße" irgendwo zwischen zu aufdringlich und doch-genau-richtig, und "Viele Grüße" zu distanziert oder eben schön neutral.
      Also, grundsätzlich kann man durch Verwendung von "Mit freundlichen Grüßen" nichts falsch machen - deshalb ist es bei vielen E-Mail-Programmen auch automatisch in die Signatur eingebaut. Wenn man es persönlicher/ netter gestalten will, kann man ja auch mit einer kleinen Erweiterung agieren:
      "... und bis zum Seminar kommende Woche",
      "... nach Köln", (psychologisch besser als "... aus Dortmund")
      "... und ein schönes Wochenende"

      Also mit einer kleinen Floskel, die anzeigt, dass es nicht reiner Automatismus ist, sondern "handgemacht" sozusagen.


      Morrow wrote:

      Wie lang sollten Mails allgemein sein, wenn es um wichtige Dinge geht? Ich glaube ich habe hier schon mal irgendwo gelesen, dass zu viele Fragen in einer Mail zB meistens eh nicht beantwortet werden oder man dann gar keine Antwort auf die Mail bekommt.
      Da sage ich, dass das bessere Kriterium ist: Wie strukturiere meine E-Mail? Ich ordne meine E-Mails i.d.R. von wichtig nach unwichtig und erst einmal ohne viel "Vorgeplänkel". Also: kein "Spannungsbogen", kein "den Leser hinführen" sondern eher wie einen journalistischen Text: "Schlagzeile" - "Lead-In" - "Text".
      Of course I talk to myself! :nod: Sometimes I need expert advice. :prof:
    • Ich schreibe am Liebsten mails, weil ich mich schriftlich wesentlich besser ausdrücken kann und auch die Möglichkeit habe, Formulierungen zu überdenken und ggfs. zu ändern.
      Mit Grußformeln etc. habe ich keine Probleme, wenn es nicht sonderlich förmlich sein muss, schreibe ich auch schon mal "Guten Tag Herr/Frau xxxx" .
    • Ginkgo wrote:

      Ich muss dazu sagen, dass es in meiner Branche so üblich ist sich zu duzen, auch wenn man sich nicht kennt. Außerhalb meiner Branche nutze ich meistens die "Sie"-Form, wobei ich das "Sie" überhaupt nicht mag und gerne vermeide, wenn ich den Eindruck habe, dass es ok ist.

      Chch wrote:

      "Mit freundlichen Grüßen" ist trocken und distanziert, wenn man näheren Kontakt hat. Aber bei Firmen/Ämtern etc passt das immer.
      Nur so ein Gedanke/ eine persönliche Meinung bzw. Haltung dazu: Es gibt den (schönen?) Spruch, "es ist leichter, >Du Ar***loch!< zu sagen, als >Sie Ar***loch!<". Will sagen, diese Kultur der (falschen?/ gefakten?) "freundschaftlichen" Nähe in Anreden oder Bürokommunikation kann (muss nicht, aber kann!) dazu führen, dass "Komfortzonen" unterschritten werden. Ich finde es auch irgendwie praktischer: Wenn sich jeder duzt dann brauche ich persönlich viel länger, die dennoch unterschwellig vorhandenen Hierarchien auszuknobeln/ zu entdecken. Insofern stört es meine Mustererkennung und meinen Sinn für Ordnung.
      Of course I talk to myself! :nod: Sometimes I need expert advice. :prof:
    • Ich verstehe und mag diese Hierarchien nicht, und dieses siezen ebenfalls nicht, daher ist es mir recht wenn bei uns geduzt wird und die Hierarchien im Arbeitsalltag nicht vorhanden sind. Sowohl in unserer Firma als auch bei unseren Kunden ist das so, dadurch gibt es keine seltsamen Fettnäpfchen, weil man XY falsch behandelt hat. Höflichkeit und Ehrlichkeit reicht aus, das gefällt mir und ich glaube, nur deshalb komme ich in meiner Arbeitswelt zurecht :roll:
    • Ginkgo wrote:

      Ich schreibe geschäftlich fast immer "Viele Grüße", auch bei Leuten, mit denen ich schon seit 10 Jahren fast täglich zu tun habe. Das finde ich weder zu formal noch zu aufdringlich.
      Das mache ich genauso. Ich variiere nur darin, ob ich darunter nur meinen Vornamen schreibe oder auch meinen Nachnamen und darin, ob ich eine formelle Signatur mitschicke. Bei der Anrede schreibe ich fast immer irgendetwas mit Hallo. Die Adressaten meiner beruflichen Mails kenne ich meistens aber auch persönlich, sodass ich in den Mails meistens duze. Vor allem außerhalb des beruflichen Umfelds bei völlig fremden Leuten in einem unbekannten Umfeld, gehe ich lieber auf Nummer sicher und schreibe Guten Tag oder Sehr geeehrte/r und Mit freundlichen Grüßen. Da kann dann wenig falsch sein. ;)

      Inhaltlich finde ich es gut, wenn man auf konkrete Fragen auch konkret antwortet. Also z.B. auf eine Ja-Nein Frage mit Ja, Nein oder einer Erklärung warum eine Ja-Nein Antwort nicht möglich ist. Etwas anderes finde ich unhöflich und muss dann davon ausgehen, dass mein gegenüber meine Mail nicht richtig gelesen hat. Ich drücke mich in Mails meist auch sehr präzise aus. Ich musste allerdings auch schon feststellen, dass es Leute gibt, die es unhöflich finden auf eine Ja-Nein-Frage mit Ja oder Nein und einer Erläuterung des Jas oder Neins zu antworten. x(
    • Morrow wrote:

      1.) Anrede und Grußformel
      Kommt immer bei mir drauf an, an wen ich schreibe und was ich möchte.
      Im ehemaligen Arbeitsumfeld habe ich sehr formell geschrieben, da dies so gewünscht war.
      Inzwischen kommt es halt drauf an, mit dem ich zu tun habe. Auch wenn es Firmen sind, gibts einige wo ich locker "Moin moin" und "Viele Grüße" und andere wo ich klassisch formell bleibe.


      Morrow wrote:

      2.) Inhalt (und Länge)
      Auch hier kommt es eigentlich drauf an, was möchtest du und mit wem schreibst du.
      Wenn es darum geht, etwas formelleres zu klären schreibe ich relativ direkt auf den Punkt gebracht (Rw) ohne große Texte zu schreiben. Andernfalls fülle ich sonst mit irgendwelchen Sätzen die Mail etwas länger und bleibe in einem Misch zwischen formell und persönlich.
      Grüße aus der Pegasus Galaxie. :)
    • Ok, es gibt neue Entwicklungen.

      1.) Wie antwortet man auf Mails, die völlig formlos daher kommen? (Ohne Gruß-/Abschiedsformeln) - Kann man das dann selber auch weg lassen oder ist das trotzdem irgendwie unhöflich? Oder sollte man das dann sogar auch einfach weglassen, wenn die Mail kurz genug ist?

      2.) Was tut man, wenn der Professor die Mail mit "VG Vorname" beendet - will der dann geduzt werden, oder ist das ein Versehen? :roll:

      3.) Antwortet man auch auf Mails wenn man nichts Wichtiges zu sagen hat, also schreibt man sowas wie "Vielen Dank für xyz" extra in einer Antwortmail? Oder ist es auch ok, wenn man sowas einfach stehen lässt? (Das mache ich nämlich oft, weil ich auch nicht unnötig nerven will, und mir denke die Mail verschwendet da vielleicht nur Platz in dessen Mailfach, sagt aber nichts wichtiges aus...)

      Bei normalen zwischenmenschlichen Interaktionen mache ich mir glaube ich weniger Gedanken als bei Mails, mannomann :m(:
    • 1. Formlos ohne Anrede. Du kannst als Gruß einfach deinen Namen drunter schreiben.

      2. An der Uni kenne ich: Wer dich dutzt darf geduzt werden. Wenn du dir nicht sicher bist: Mach es in der Mail und schreibe kurz dazu, dass du annimmst, dass du ihn duzen darfst und wenn es nicht passt soll er es schreiben. Vorname verwenden bedeutet nicht unbedingt Duzen ;)

      3. Kommt auf die Mail an. Meist ist ein kurzes Feedback, dass die Mail ankam und die Frage damit geklärt ist, hilfreich. Ich antworte, wenn ich mit der Person so wie so in Kontakt bin. Auf einmalige Antworten von Firmen/Behörden auf meine Anfrage antworte ich nicht.
      Wird schon Alles ist schwierig. Bis es dann einfach wird.
    • Morrow wrote:

      Wie antwortet man auf Mails, die völlig formlos daher kommen? (Ohne Gruß-/Abschiedsformeln) - Kann man das dann selber auch weg lassen oder ist das trotzdem irgendwie unhöflich? Oder sollte man das dann sogar auch einfach weglassen, wenn die Mail kurz genug ist?
      In diesem Fall mache ich es genauso.... :d Kommt mir immer sehr entgegen, da ich selbst auch am liebsten direkt zu den Sachinhalten komme.

      Morrow wrote:

      Was tut man, wenn der Professor die Mail mit "VG Vorname" beendet - will der dann geduzt werden, oder ist das ein Versehen?
      Die Frage finde ich auch etwas schwierig zu beantworten, weil es beides sein kann. Wenn ich denjenigen nicht aus einem persönlichen Kontakt kenne und vielleicht denke, dass er tatsächlich so locker ist, würde ich selbst trotzdem eher beim "Sie" bleiben, sonst aber auch relativ locker schreiben, also die Mail nicht mit "hochachtungsvoll" beenden..... ;)

      Morrow wrote:

      Antwortet man auch auf Mails wenn man nichts Wichtiges zu sagen hat, also schreibt man sowas wie "Vielen Dank für xyz" extra in einer Antwortmail? Oder ist es auch ok, wenn man sowas einfach stehen lässt? (Das mache ich nämlich oft, weil ich auch nicht unnötig nerven will, und mir denke die Mail verschwendet da vielleicht nur Platz in dessen Mailfach, sagt aber nichts wichtiges aus...)
      Wenn jemand mir einen Gefallen getan hat oder mir eine Info schickt, und ich daran interessiert bin, mit dem/derjenigen einen guten Kontakt zu haben, weil wir Arbeitskollegen sind oder Ähnliches, dann antworte ich auf solche Mails, indem ich mich kurz bedanke.

      Morrow wrote:

      Bei normalen zwischenmenschlichen Interaktionen mache ich mir glaube ich weniger Gedanken als bei Mails, mannomann
      Na ja, im direkten Kontakt wirst Du ja auch mit der direkten Reaktion Deines Gegenübers konfrontiert, merkst (im Optimalfall ;) ) wenn es eventuell nicht gut läuft und kannst dann gegebenenfalls den Kurs des Gesprächs anpassen. :)
      Immer wenn mir jemand sagt ich wäre nicht gesellschaftsfähig, werfe ich einen Blick auf die Gesellschaft und bin sehr erleichtert...... :d
    • @Morrow, ich bin heute bei der Recherche im Bibliotheks-Katalog "meiner" Bibliothek auf ein neues Buch gestoßen, dass für Dich/ Dein Thema interessant sein könnte. (Vielleicht leihe ich es in nächster Zeit auch mal aus und blättere es mal durch, um dann Näheres zu berichten.)

      Es handelt sich um folgendes Buch:

      Beckmann, Edmund; Walter, Steffen: E-Mail-Korrespondenz : juristisch und sprachlich korrekt; Reihe Beck kompakt; 2019. (ISBN 978 3 40673685 8 kt.; 127 Seiten).
      Of course I talk to myself! :nod: Sometimes I need expert advice. :prof:
    • Hallo,

      ich baue meine E-Mails je nach Bekanntheitsgrad auf, das heißt:

      Behörden und mir entsprechend unbekannte Empfänger: "Sehr geehrte Damen und Herren" und "Mit freundlichen Grüßen"

      Sind mir die Leute bekannt wird daraus "Guten Tag Herr/Frau..." und "Mit freundlichen Grüßen"

      Das Thema mit dem Professor wird wie an der Uni behandelt. Wie sprechen wir ihn/sie an? So schreibe ich es auch in die E-Mail.

      E-Mails werden bei mir ohne Umschweife formuliert. Nichts unnötiges rein, damit verhindere ich das unnötige Aufblähen der E-Mail, was die Lesbarkeit und auch das Empfinden beim Gegenüber verbessert.

      Ich liebe das Schreiben von E-Mails.