Berufliche Kommunikation in Meetings

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    • Ja, ich kann das alles zuvor sehr gut nachvollziehen!
      Wie mache ich es?

      Was haben mich 4 Jahre der berufichen Beschäftigung mit digitalem Arbeiten gelehrt?

      Generell:
      Jedes Meeting braucht
      • Einen klar definierten Zweck
      • Eine Agenda
      • Eine Einladung, aus der beides auch hervorgeht. Ideal ist es auch, wenn jeder Teilnehmende vorher weiss, welcher Beitrag von ihm erwartet wird
      • Einen vorher definierten Moderator (Einladender), der diese Rolle auch wahrnimmt
      • Einen klar definierten Zeitrahmen. Wird klar, dass dieser überschritten werden wird, stoppt der Moderator und lädt zu einem Nachfolgemeeting ein. Oder er blockt schon vorab einen Nachfolgetermin.
      Das gilt umso mehr für virtuelle Meetings.

      Diese brauchen weitere Regeln, damit sie funktionieren und über die man sich vorab/zu Beginn verständigen muss, etwa
      • Wann ist die Kamera an? Etwa, wenn man spricht?
      • Hebt man die Hand und wartete auf das OK vom Moderator, bevor man loslegt (manche VK Apps erlauben dies)
      • wann ist Zeit fuer Diskussionen und wann nicht/ darf man jemanden in seiner Präsentation unterbrechen? Wann darf man fragen?
      • in virtuellen Meeting lässt generell die Konzentration nach 45 Min rapide nach. Das kann man als Moderator durch gezielte Mitmachangebote auffangen (etwa Umfragen). Meetings, die länger anberaumt sind, brauchen zwischendurch 15Min Pause ( Agenda)
      • man muss auch nicht jede Meinung ausdiskutieren, sondern kann sie als Gesprächsbeitrag einfach mal stehen lassen, das zeigt dem Anderen, dass er wahrgenommen wird. Meist erledigt sich dann schon viel.
      • Ein virtuelles Meeting folgt nicht nahtlos dem anderen (Konzentration): Entweder man fängt um fünf nach an oder hört um fünf vor auf (Biobreak)
      Für mich
      • Ich kann nur eine bestimmte Anzahl an Meetings pro Tag verarbeiten.
      • Zwischen den Meetings blockiere ich konsequent Fokuszeit ( 1 Stunde oder besser mehr). In dieser blockiere ich alle Benachrichtigungen. Anrufe oder Teams Calls nehme ich dann nicht an.
      • Mein Footer sagt dies:"Bitte respektiere meine Statusnachricht. Bitte ping mich, ob ich Zeit habe, bevor Du mich anrufst"

      • Ich plane meine Woche Freitags vorher. Was nicht rein geht, geht halt nicht rein. Ich priosiere aber auch regelmäßig (die Methode Getting Things Done hilft mir sehr)
      • An Meetings, die weder eine Agenda haben noch einen expliziten Zweck, oder bei denen ich nicht weiß, was mein werthaltiger Beitrag sein soll, nehme ich nicht teil. Ich bin eine Fachfrau, meine Zeit ist wertvoll.
      • Ich nehme auch nicht mehr an Meetings teil, die außerhalb meiner Arbeitszeit liegen - es sei denn, ich werde wirklich gebraucht.
      Meetings rauben mir generell meine Energie. Die aber ist insbesondere bei mir als mögliche Asperegerin kostbar. Achte ich nicht ständig darauf, führt dies geradewegs in einen Meltdown. Daher habe ich beschlossen, selbst zu entscheiden, wem und wann ich meine Energie gebe.
      Freundschaften? Ich bin abends nur noch kaputt von den sozialen Notwendigkeiten im Beruf. Da bleibt nix mehr.
    • Lilith wrote:

      Ich kenne die Typen auch. x(

      Imhotep wrote:

      Erschwerend hinzu kommt bei uns, dass die Typ-2-Kollegin auch gerne mal spontan Meetings einberuft. Und damit meine ich 15-30 Minuten vorher einfach mal einen Termin schickt, ohne zu fragen, ob man denn Zeit hat.
      Also wenn dieser Typ-2-Kollege nicht Dein Vorgesetzter ist, würde ich einfach meiner Teilnahme am Spontanmeeting absagen mit dem Hinweis, dass Du viel zu tun hast und durch ungeplante Meetings Dein Pensum nicht schaffst.
      Das Problem ist leider, dass das oft dann schon relativ dringliche Sachen sind und es mir auch eher nicht darum geht, dass ich so viel zu tun habe (auch wenn ich das manchmal habe), sondern eher, dass es nicht eingeplant war und ich extreme Schwierigkeiten habe, mich spontan auf Änderungen einzustellen. Und das denke ich werde ich schlecht vermitteln können. Dann wird es heißen, dass ich dann nicht wirklich geeignet bin oder ähnliches.
    • Genau so geht es mir auch.
      Aber ist es nur dringend? Oder dringend UND wichtig? Dann komm ich hinzu. Bei nur wichtig oder nur dringend nicht.
      Ich frag halt nach.
      Freundschaften? Ich bin abends nur noch kaputt von den sozialen Notwendigkeiten im Beruf. Da bleibt nix mehr.
    • Elena wrote:

      Ich kann das absolut nachvollziehen. Nicht nur auf Meetings bezogen. Generell kommt mir die Kommunikation bei anderen Menschen oft ineffizient und übertrieben ausschweifend vor, Schwerpunkt oft auf unnötigen Dingen.

      Ich sage 1-2 Sätze und damit ist für mich ein Thema erledigt. Ich handle sofort und fertig. Aber andere Menschen finden das komisch oder denken, ich wäre schüchtern. Manchmal versuche ich mich anzupassen und auch ausschweifend irgendeinen Nonsense zu reden oder mich noch mal zu wiederholen. Das ist aber sehr anstrengend und ich muss mich dafür sehr verbiegen.
      Das kenne ich auch. Das war schon in der Schule so. Ich fand immer, die meisten laberten ewig, wenn sie sich meldeten. Und von Lehrern wurde mir auch oft betont, die Mitarbeit sei wichtig. Ich meldete mich zwar wie ich dachte gar nicht sooo selten, aber laut Lehrern doch zu wenig, und mir fiel auf, dass die "Viellaberer" immer gute Mitarbeitsnoten bekamen (die wurden öffentlich bekannt gegeben - krass eigentlich, bei schrifltichen Noten war das ja schließlich nicht so!).

      Genau, habe dann auch oft versucht wegen Anpassung extra in ausschweifendem Nonsens / Wiederholungen zu reden. Ich glaube aber, das ist auch abhängig von der Gegend, wo man wohnt. Ich fand zumindest, dass man im Schwabenland und in Bayern knapper redet und dort das Rumlabern sogar nervig gefunden wird. Viel labern tut man soweit ich weiß in Baden / Rheinschiene und Berlin.

      H. M. Murdock wrote:

      Mal ganz abgesehen on den unterschiedlichen Typen finde ich das schlimmste an solchen Meetings, daß da oft nichts entschieden / vorangebracht wird. Es wird dauernd um den "heißen Brei" (RW) geredet, aber konkret gesagt: "So wird das jetzt gemacht!" gibt es nicht... Und das geht dann über etliche solcher Runden.
      Genau, es kommt mir auch oft so zeitverschwendend vor. Ob das in echt allen so geht, oder ob andere da gar nicht drüber nachdenken?
      Wenn ich für mich allein arbeite und innerhalb der paar Stunden, die so ein Meting dauert nur so wenig weiter käme wie es da manchmal der Fall ist, würde ich mich total schlecht fühlen und sofort was an meinem Zeitmanagament oder Motiavation feilen.
    • Ich habe den Typ 3 kombiniert mit Typ 4 im Team. Zusätzlich aber auch die anderen erwähnten Typen. Die Typen sind interessanterweise wohl in jedem Team vorhanden. Während Corona waren es wenigstens nur online meetings, aber jetzt wieder live vor Ort ist schon ermüdend.
    • Lachatte wrote:

      Ob das in echt allen so geht, oder ob andere da gar nicht drüber nachdenken?
      Ich habe in der Vergangenheit diesen Eindruck gewonnen:

      Die, die wirklich vorwärts kommen wollen (meistens die "untere Ebene", zu der ich auch gehöre), sind von dem Getrödel / nichts entscheiden wollen sehr genervt. Denn das sind die, die später unter Druck gesetzt werden, wenn der Fertigstellungstermin näher rückt. Erst dann werden die "Entscheider" wieder "wach". Denn erst dann kommen sie in den Focus von noch weiter "oben".

      Die "Entscheider" zögern vieles gerne hinaus. Denn wenn sie keine "Grundlage" haben etwas zu entscheiden, dann können sie ja behaupten: "Ich habe keine Daten, auf denen ich eine Entscheidung treffen kann..." Das sie das irgendwann mal einholt, begreifen die nicht. Allerdings ist hier, wo ich arbeite, auch etwas "in Mode" (RW) gekommen...: Gerade bei sehr lang laufenden Projekten wechseln die "Entscheider" zwischendurch den Posten. So werden sie für ihr Getrödel nicht zur Verantwortung gezogen. Der Nachfolger behauptet dann (teilweise ja zu recht): "An mir hat es nicht gelegen! Mein Vorgänger hat nichts gemacht." Der Vorgänger (wird meistens eh nicht mehr belangt) behauptet dann: "An mir hat es nicht gelegen! Ich habe das Projekt perfekt übergeben." :shake:

      Und bei denen, die zwar nichts entscheiden müssen, aber auf solchen Runden ihren "Senf" dazu geben müssen ist es auch beliebt, alles in die Länge zu ziehen. Die haben ihren Terminkalender voll mit Sitzungen, trinken da noch schön ihr Käffchen, führen jedes Mal etwas Smalltalk und haben daher kaum Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Gerade bei denen ist Typ 4.1 verbreitet: Redet ewig lange um das Thema rum, ohne dabei was zu sagen. Kann er auch nicht, weil er sich mit dem Thema (aus "Zeitmangel" [weil immer auf Kaffeerunden Laberrunden Besprechungen]) nicht befassen konnte und / oder generell von seiner Arbeit keine Ahnung hat. Darum werden alle anderen lieber mit "leeren Sätzen" in den Schlaf gelabert, damit das niemandem auffällt.
    • haary wrote:

      Jedenfalls strengen mich diese Meetings an, je länger sie dauern und je ineffizienter sie sind.
      Da ich lange im sozialen Bereich inklusive Meetings gearbeitet habe kann ich das gut nachvollziehen.

      Die beste Lösung die wir finden konnten war, dass vor dem Meeting jeder mitteilte welche Punkte er einbringt und wieviel Zeit er dafür zu benötigen denkt.
      So musste jeder Redetyp sich vor dem Meeting maximal reflektieren.
      Sobald die angekündigte Zeit verstrichen war und das Thema nicht durch war, wurde vom Team entschieden, ob der Punkt vertagt oder weiter behandelt wird.

      Die Meetings wurden so deutlich kürzer und effektiver.
    • haary wrote:


      Typ 4: Redet ewig lange um das Thema herum, um am Ende auf den wesentlichen Punkt zu kommen (oder auch nicht).
      Ja das stört am meisten - solchen Leuten ist dann auch selten bewusst, dass andere neben dem Meeting weiterhin noch ihre tägliche Arbeit machen müssen. Für mich sind Meetings lästig weil ich daduch Zeit verliere und in der Zeit könnte ich andere Sachen machen. Oft kommen wichtige Punkte auch erst gegen Ende vom Meeting und 2/3 der Zeit hätte ich mir sparen können.
    • Mir begegnet Typ 3 oft. Allerdings habe ich den Eindruck, das liegt evtl. an mir. Ich lasse mich leicht verunsichern, und wenn jemand mit Nachdruck irgendeinen Nonsense verteidigt, zweifle ich leider oft an mir selbst - denn wenn der andere so überzeugt ist, muss er sich ja sehr genau damit auskennen. Leider habe ich oft den Eindruck, dass andere Meetingteilnehmer meine Unsicherheit erkennen und ausnutzen. Aggressiv-selbstbewusstem Auftreten habe ich leider nicht viel entgegenzusetzen, und mir geht es auch so, dass ich den Rest des Tages dann nicht mehr zu gebrauchen bin.

      Eine fehlende Agenda in der Meetingeinladung in Verbindung mit einem Zweck, der nichts mit meinem Arbeitsbereich zu tun haben scheint, bringt mich auch zur Weißglut. Einfach ablehnen wirkt gleich so nach auf Krawall gebürstet sein, obwohl ich das auch am liebsten machen würde. Ich bitte dann per Mail um die Agenda und äußere mein Erstaunen, was ich mit dem Thema zu tun haben sollte.